内容証明郵便の書き方ですが、以下の各種条件を満たすことが定められていますので、ご注意ください。
なお、手書きとワードソフトなどのパソコンで作成・印刷したものでも両方ともに効力はありますが、修正が簡単にできることや複製の容易さなどを考えても、ワードなどのソフトで作成することを強くお勧めします。
念のため、こちらにサンプルとなる
「内容証明 ひな形書式」
を置いておきますので、ご自由にご参照ください。
ただし、以下の書式条件をご覧の上、要件を満たしたものを作成する必要がありますのでご注意下さい。
また、手書きの場合鉛筆は使用しないで下さい。
証拠保存という観点から見ても、ボールペンなどで記入をお願いします。
用紙は大きさ的にＡ４のものが個人的に最良だと感じます。一般的なプリンターに使用するコピー用紙で問題ありません。
また、コピー用紙以外でも原稿用紙や、便箋などで郵送することも可能です。
また、内容証明専用の用紙も市販されていますので、これを使用することも可能です。ただし、手書きはやはり大変だと思いますので、パソコンの使用をお勧めします。
パソコンなどのワープロソフトで作成する場合、極端に大きかったり小さかったりしなければ、制限などはありません。
しかし、フォントサイズは１２ポイントで作る場合が多いようです。
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次に、文字数の制限です。これは縦と横で違ってきますので、注意が必要です。
なお、文字数とは違い送付する書類の枚数などは特に制限はありません。
必要に応じて増やしたり減らしたりして構いません。
ただし、複数枚になってしまう場合には、必ずホチキスで以下のような状態にしておいてください。
また、ページが多くなると料金が加算されることにもつながりますので、
可能であれば書式を守った上で３枚～６枚ほどにすることをお勧めします。
これは、割り印を押すことになるためです。
割り印ですが、見開きとなるページの部分に全て押印する必要がありますので注意して下さい。
内容証明に使用できる文字は、
ひらがな
カタカナ
漢字
数字（漢数字含む）
句読点
かぎかっこや記号
英字（アルファベット）ただし、アルファベットは人物名や会社名・商品名などの固有名詞のみ使用できます。
これらの文字記号です。
注意点としては、句読点なども一文字として扱われます。
つまり、
こんにちは、○○です。
上記の文面であれば、１１文字使用したという扱いになりますので注意が必要です。
また、内容証明は必ず完成した書類を３通用意して下さい。
これは
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１通目⇒差出人が保管する証明書 ２通目⇒受け取り人（主に詐欺師）が保管する証明書 ３通目⇒郵便局が保管する証明書 |
という扱いになるからです。３者が保管する必要がありますので、忘れないようにして下さい。
内容証明は、必ず通知文書に
１ 受取人の氏名と住所
２ 差出人の氏名と住所
この２者の氏名と住所を書いてください。
株式会社などの法人の場合は、会社名も記入して下さい。
株式会社○○
代表取締役○○様
というようになります。
また通知文書に書いた氏名と住所は、全く同じものを封筒にも書かなければなりませんので注意が必要です。
内容証明の表題は、基本的に自由です。
書かなくとも構いませんが、詐欺の損害賠償を目的として書類を送付しますので、
「損害賠償請求の通知書」
「契約の解約通知書」
この２つのうち、どちらかをタイトルにするのがお勧めです。相手としても表題が賠償目的の文書であれば、無視しづらくなる傾向にあります。
詐欺を証明するために、振り込み履歴があるクレジットカード明細などを同封したくなるかもしれませんが、これは出来ません。
内容証明郵便で送付できるのは、決められた書式を満たした通知書だけだからです。
したがって、もし詐欺師に対して損害賠償を求めるために騙されたという確固たる証拠資料などを送りたい場合は、別途郵送などで再発送する必要があります。
情報商材詐欺などでは、セールスレターのコピーと商品は全てこちらで保管してあるという文面を、通知書に書き記せば問題ありません。
証拠は被害者が大切に保管し、コピーなどを必要になった場合はその都度発送するなどしてください。
内容証明を送る目的は損害賠償請求を相手に知らせることと、
法的手段（裁判）への移行も辞さないという警告の２点に集約されます。
それなので、送り主がどのような因果関係でどのような被害を受けたのか、またそれはいつだったのかなどを分かりやすく記入することが大切です。
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１ 表題（タイトル）と送付した日付（平成○○年○月○日） 詐欺による損害賠償の請求通知書などが一般的です。 ２ 相手の氏名と住所（法人であれば会社名なども） ３ 自分の氏名や住所（被害者である自身の情報） ４ 詐欺被害を受けた日付と被害金額（商品の購入日時と価格）
５ 内容となる文面 こちらが受けた金銭的損害などを回復しなさいという部分は忘れずに書いてください。 また、 「期日までに返金が確認できない場合は速やかに少額訴訟や刑事告訴なども行うことも辞さない」 という言葉も書き記しておいた方が絶対的に効果的です。 被害金を返金させることも目的ですが、返さなかった後の報復も徹底して容赦なく行うという文面も盛り込んだ方が私の経験上は絶対的に有効です。 ６ 具体的な法的根拠（相手がどのような法律に違反していたのかの指摘） 勿論警告をするとなれば、証拠や法的根拠などが無ければただの脅しになってしまいますし、こちらが逆に罪に問われることにもなりかねません。 それなので、 ・証拠はしっかりと保管してあること この２点をしっかりと強調して下さい。 |
なお、郵便局であっても中には内容証明を取り扱っていない郵便局も存在しますので注意が必要です。
この場合、公式ホームページで最寄りの内容証明を取り扱っている郵便局を検索して下さい。
郵便局の公式サイト（クリックで移動します）
画像引用元⇒同じく郵便局
また、内容証明だけではいけません。必ず配達証明も付けて下さい。
配達証明とは、内容証明の受取人が
・書類を受け取ったという事実
・書類を受け取った日付
この２点を、郵便局に保証して頂く制度です。
これがないと、書類は送ったのに相手がいつ内容証明郵便を受け取ったのかという決定的な証拠が無くなってしまいます。
言い換えれば、詐欺師は
「書類は手元に届いていなかったので知りませーん」
などという言い訳ができてしまうということです。
それを防止するためにも、必ず内容証明と配達証明は両方セットで郵送するようにしましょう。
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